Zeit und Geld sparen bei der Reportingerstellung

Bessere Berichte dank KI und Automationen
Die Erwartungen an das Berichtswesen steigen unaufhörlich und damit auch die Anforderungen an die Qualität, Darstellung und Überprüfbarkeit der zugrundeliegenden Daten. Dazu gehört, dass alle Daten jederzeit mit den Quellen, den Eingabeverantwortlichen, der Historie der Änderungen und der Gültigkeitsdauer hinterlegt sind. Echte Qualitätsdaten werden so besonders wertvoll für wiederkehrende Berichte. Was nicht kompliziert klingt, ist in der Praxis allerdings eine große Herausforderung. Zentral ist dabei die Referenzierung eines Dokuments, das den Eingabewert belegt und jederzeit überprüft werden kann. Alleine damit wird die Integrität der Daten sichergestellt.

Moderne Datenräume: Intelligente Lösungen für das Datenmanagement
Moderne Datenräume unterscheiden sich grundlegend von den traditionellen, rein transaktionsbasierten Datenräumen oder gar einfachen Dokumentenräumen. Während herkömmliche Datenräume hauptsächlich als Speicherorte für spezifische Transaktionsdaten dienen, haben moderne Datenräume eine viel umfassendere Funktion. Sie sind nicht nur Sammelstellen für Daten wie Flächenangaben, Verbrauchserfassung oder Fassadendetails, sondern auch automatisierte Systeme, die Daten für verschiedene Aufgaben, Berichte und Auswertungen konsolidieren und bei Bedarf automatisch aktualisieren.

In Dashboards oder Cockpits können wesentliche Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) visualisiert und analysiert werden. Diese visuellen Darstellungen ermöglichen es, Daten schnell und effizient zu interpretieren, und bieten einen Überblick über den Zustand und die Leistung eines Portfolios.

Die Bedeutung von Experten bei der Dokumentenprüfung
Für die Bewertung der Vollständigkeit und Aktualität von Dokumenten und Zeichnungen sind spezialisierte Fachkräfte unerlässlich. Juristen, Techniker und Kaufleute spielen in ihren jeweiligen Fachgebieten eine zentrale Rolle bei der Validierung, um die Einhaltung der Sorgfaltspflichten sicherzustellen. Die Zusammenarbeit dieser Experten ist entscheidend, damit die Dokumentation höchsten Standards entspricht und alle relevanten Informationen präzise und aktuell sind.

Herausforderungen und Chancen
Es gibt einen erheblichen Aufholbedarf, da viele grundlegende Datenquellen, wie Zeichnungen, oft unvollständig oder veraltet sind. Im ESG­Bereich sind beispielsweise detaillierte Informationen zu Dachflächen, Fassaden und Außenbereichen erforderlich, die nur durch aktuelle Zeichnungen belegt werden können. Dies bietet die Gelegenheit, die Dokumentation umfassend zu aktualisieren. Eine vollständige und aktuelle Dokumentation ist wertvoll und verhindert mögliche Abzüge beim Verkauf. Besonders im ESG­Zeitalter ist eine sorgfältige Abwägung der Kosten und Nutzen einer umfassenden Dokumentationskonsolidierung entscheidend.

Automatisierung und die Zukunft der Datenverarbeitung
Ein zentraler Aspekt der modernen Datenverarbeitung ist die Automatisierung. Datenräume entwickeln sich zunehmend in Richtung Künstliche Intelligenz, wobei viele wiederkehrende Prozesse durch Algorithmen computergesteuert werden. Dies betrifft unter anderem ESG­Berichte und das Facility­ sowie Property­Management. Automatisierte Systeme können Aufgaben effizienter und präziser erledigen, wie z.B. Echtzeit­Due­Diligence­Prüfungen und angepasste CapEx­Listen, was den Arbeitsaufwand reduziert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.

Die Bedeutung einer umfassenden und aktuellen Dokumentation
Eine vollständige und aktuelle Dokumentation ist unerlässlich, um alle erforderlichen Qualitätsdaten zu erfassen. Sie erleichtert die Erfüllung steigender Anforderungen im Berichtswesen und minimiert das Risiko von Greenwashing, da alle Angaben durch entsprechende Dokumente belegbar sind. Berichte sollten so gestaltet sein, dass die darin enthaltenen Angaben direkt auf die entsprechenden Daten referenzieren. Im Bericht selbst kann die Datenquelle durch einen Klick validiert werden.

Viele ESG­Berichte sind wiederkehrend, und durch aktualisierte Referenzen können Folgejahresberichte automatisch aktualisiert werden. Neue Berichte sind somit bereits vorbereitet und können schneller überprüft werden. Diese Effizienzsteigerung spart Zeit und Ressourcen und erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Berichte.

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