ESG-Datenmanagement – Qualitätsdaten für das Berichtswesen, Datenräume auf dem Weg zur KI

Qualitätsdaten sind Daten, die mindestens Ihre Quelle nachweisen können und wissen, wer Urheber ist und welche Gültigkeitsdauer die Information hat. Damit sind sie überprüfbar und bilden die Grundlage insbesondere für wiederkehrende Berichte. Qualitätsdaten unterscheiden sich bei der Dateneingabe wesentlich dadurch, dass ein zugehöriges Dokument referenziert wird, welches den Eingabewert liefert und später durch die Verknüpfung der Referenz wiederholt überprüft werden kann, idealerweise ´per Klick´.

Im Gegensatz zu Dokumentenablagen sind moderne Datenräume nicht mit den bisherigen ausschließlich für Transaktionen genutzten Datenräumen zu vergleichen. Neuere Datenräume sind nicht nur die Sammelstellen für Daten wie z.B. Flächen, Quadratmeter Mietfläche, beheizte Fläche u.v.m., sondern fungieren als Automaten, die für die unterschiedlichen Aufgaben der Berichterstellung und Datenauswertung die dazu benötigten Daten konsolidiert bereithal[1]ten und gegebenenfalls automatisch aktualisieren. In verschiedenen Übersichten, Cockpits oder Dashboards können wesentliche Daten (KPI=Key Performance Indicators) dargestellt und natürlich auch portfolioweit ausgewertet werden.

Für die Beurteilung von Dokumenten und Zeichnungen hinsichtlich Vollständigkeit und Aktualität sind Fachkräfte notwendig. Hier spielt die Kooperation der unterschiedlichen Akteure wie Anwälte, Techniker und Kaufleute eine zentrale Rolle.

Diese müssen in ihren jeweiligen Bereichen die Validierung separat durchführen können, u.a. damit die Sorgfaltspflichten nicht verletzt werden. Dass noch sehr viel zu tun ist, erkennt man u.a. daran, dass die wichtigsten Informations- und damit Datenquellen, wie Zeichnungen zum Asset, oft nur teilweise, häufig veraltet oder gar nicht vorliegen. Gerade im Bereich von ESG und Nachhaltigkeitsbewertungen sind vielfältige Angaben zu Dachflächen, Fassaden und Außenbereichen notwendig. Diese können jedoch nur mit aktuellen Zeichnungen belegt werden. Technische Details für die Wärmeverlustrechnung oder die Statik der Dächer sind ebenfalls nicht immer verfügbar.

ESG bietet daher auch die Chance, die Dokumentation endlich zu vervollständigen, denn Daten sind wertvoll und als nahezu eigenes Asset zu betrachten. Eine lückenhafte Dokumentation führt spätestens beim Verkauf zu massiven Abzügen, im datengetriebenen ESG-Zeit[1]alter mehr und mehr.

Die Kosten für die Konsolidierung der Dokumentation mit der dabei entstehenden Wertschöpfung muss gegengerechnet werden.

Mit einer vollständigen und aktuellen Dokumentation können nun alle benötigten Qualitätsdaten gewonnen werden.

Die immer weiterwachsenden Anforderungen im Berichtswesen werden so leichter erfüllbar und die Gefahr in den Bereich des Green-Washings zu geraten wird dadurch vermieden, dass sämtliche Auskünfte per Dokument (Quelle) belegbar sind.

Wenn die entsprechenden Dokumente und Daten vorliegen, soll jeder Bericht natürlich auch so verfügbar sein, dass die Angaben dort direkt auf diese Daten referenzieren und auch im Bericht selbst die Quelle der Daten per Klick referenziert und damit validierbar wird. Da viele ESG-Berichte wiederkehrende Berichte sind, wird die neue Kopie des Berichtes des Folgejahrs dann über die erneuerten Referenzen automatisch aktualisiert werden. Dadurch sind die neuen Berichte vorbereitet und können im Bruchteil der Zeit evaluiert werden.

Damit ist ein weiterer zentraler Punkt isoliert: Automatismen. Moderne Datenräume sind Maschinen auf dem Weg zur Künstlichen Intelligenz. Auf Basis von validen Daten können viele wiederkehrende Prozesse durch einfache Algorithmen per Computer ausgeführt werden.

Hierzu zählen nicht nur die wiederkehrenden Berichte im Bereich ESG, sondern auch wesentliche Teile der Steuerung und des Controllings im Facility- und Property-Management. Weite Teile der Sorgfältigkeitsprüfungen werden aktualisierbar. Echtzeit-DDs mit automatisch adaptierten CapEx-Listen sind dann ein perfektes Hilfsmittel zur Bestimmung des idealen Verkaufszeitpunktes.

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