Digitale Dienstleistersteuerung für Eigentümer...

Der kurze, aber allseits bekannte Ausspruch „Eigentum verpflichtet“ lässt nur schwer erahnen, welch umfassende Informationen und Aktivitäten rund um eine Immobilie regelmäßig zu leisten sind. Aus dem Besitz eines Eigenheims lässt sich vielleicht noch ableiten, dass die Heizung gewar­tet werden sollte, um die Leistung zu erhalten und die Lebensdauer zu verlängern. Handelt es sich aber um Immobilien größerer Art wie Logistik­hallen, Büro-Tower oder der Öffentlichkeit zugäng­liche Objekte wie Theater, so liegt hier dem rechts­sicheren Betrieb ein Feuerwerk an Gesetzen, Normen und Vorschriften zu Grunde.

Eigentümer, aber auch die als Profis vom Eigentümer eingesetzten Asset Manager kämpfen zur Einhaltung des rechtssicheren Betriebs oft mit fehlender Dokumentation, zum Beispiel weil bei der Übergabe aus der Gebäudeerrichtung nicht die aktuellen Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden oder die Immobilien bereits mehrere Jahre alt sind und durch Umbauten oder fehlende Digitalisierung keine aktuellen Pläne oder auch Protokolle mehr vorliegen. Im Zuge eines professionelleren Gebäudebetriebs werden nun zwar Verwaltungstätigkeiten und operative Aufgaben zur Steuerung an Property Manager und Facility-Management-Dienstleister vergeben, oft jedoch ohne das so wertvolle Fundament einer umfassenden und guten Datenqualität der Objektinformationen. So gehört es nicht selten zu den Aufgaben der Dienstleistungsebene, zusätzlich zur Leistungserbringung noch Daten zu beschaffen, die dann oftmals wieder nicht zentral beim Eigentümer zusammengeführt werden. Die Ermittlung der fehlenden Objektdaten oder das Reporting sind in der Regel vertraglich mit den Dienstleistern verankert, werden aber mangels eines vereinbarten Steuerungskonzeptes oft nicht eingefordert.

Die Lösung liegt zwar nah und hört sich auch nicht kompliziert an, ist in der Praxis jedoch nach wie vor ein großes Manko: Die Verwendung einer – möglichst beim Eigentümer oder Asset Manager angesiedelten – zentralen und digitalen Plattform für die Datenhaltung der Stammdaten, der Kommunikation rund um den rechtsicheren Gebäudebetrieb und zur Ablage der wichtigsten Protokolle, Reports und Informationen. Eine zentrale Datenhaltung heißt jedoch nicht, dass nicht über entsprechende Zugriffsberechtigungen klare Bereiche für die unterschiedlichen an der Immobilie beteiligten Parteien geschaffen werden können. So sind beispielsweise die Unterlagen zur Finanzierung nur vom Eigentümer einsehbar, die Verträge mit Dienstleistern vom Asset Management oder ­Property Manager verfügbar und die für durchzuführende Prüfungen und Wartungen nötigen Daten von tech- nischen Anlagen vom Facility-Management-Dienst- leister abrufbar. Im besten Fall erlaubt das System auch das An­legen von Tickets von Mietern, so dass die trans­parente Kommunikation mit dem Melder und eine schnelle Behebung der Mängel gewährleistet werden kann. Unterstützt werden kann die Plattform auch durch den Einsatz einer einfachen App, die die Kommunikation und Transparenz der Informations­erfassung zum Beispiel zwischen Mieter und Facility-­Management-Dienstleister ermöglicht. Als weiterer Vorteil der vereinheitlichten Datenbasis ist sicher zu nennen, dass nur über ein zentralisiertes, digitales Berichtswesen auch alle Steuerungsprozesse für das Asset Management – zum Beispiel über ein automatisiertes, ansprechendes und tagesaktuelles Dashboard – maximal unterstützt werden können.